Amazon WorkDocs per gestire la condivisione documenti
da Davide Riboldi · pubblicato il 24 dicembre, 2014 · modificato il 5 giugno, 2017

Negli ultimi anni la condivisione di file e documenti in ambiente di cloud computing sta diventando un’esigenza sempre più sentita da parte delle aziende. Esistono diverse soluzioni e anche se apparentemente sembrano uguali in realtà presentano delle differenze che bisogna valutare. In questo scenario anche Amazon ha voluto creare una soluzione di gestione documentale in linea con le richieste dei sui clienti.

Come vedremo in questo articolo, il concetti di Amazon WorkDocs sono molto diversi rispetto a prodotti simili come Google Drive e Dropbox. Infatti non vengono introdotti dei formati proprietari come cerca di fare Google e tanto meno vengono ignorate le strutture esistenti in molte aziende come l’active directory di Windows. La soluzione di Amazon cerca di integrare le soluzioni esistenti aggiungendo funzioni di cloud e offrendo alcuni strumenti di collaborazione sui stessi documenti.

Introduzione

Con questo servizio gli utenti possono memorizzare i documenti in un’ambiente condiviso e scrivere tra di loro commenti sulle varie parti dell’archivio. Possono anche creare diverse versioni dello stesso file e analizzarle dallo stesso punto senza dover memorizzare diverse copie in diverse posizioni che sono difficili da gestire. Il servizio è compatibile con diversi dispositivi, quindi sarà possibile lavorare in maniera del tutto sincronizzata da postazioni Windows, Mac e tablet con iOS e Android.

Amazon Workdocs

La gestione delle versioni è eseguita automaticamente da Amazon WorkDocs e l’utente non deve ricordarsi di salvare gli archivi con nomi diversi o gestire la numerazione manualmente. Per gli utenti di Word è anche possibile scaricare il documento in locale e mantenere i commenti inseriti in WorkDocs direttamente nel documento. In ogni caso esiste anche la possibilità di sincronizzare i documenti con la propria postazione, basta utilizzare il software di WorkDocs Sync messo a disposizione da Amazon stessa.

Sicurezza

Il servizio mette a disposizione una serie di caratteristiche che permettono all’azienda di avere il controllo su tutti gli archivi che vengono condivisi. Tutti i dati presenti su WorkDocs sono cifrati sia per quello che riguarda la memorizzazione che la trasmissione. Con la console di amministrazione, tutti gli amministratori possono vedere un log in cui vengono visualizzate informazioni di modifica, indirizzi IP etc.

È possibile indicare lo spazio massimo di memorizzazione per ogni utente e indicare se quest’ultimo potrà solo leggere il file o anche eseguire il download. Inoltre è possibile indicare l’ubicazione geografica dei dati per migliorare la latenza rispetto all’utente o far fronte a determinate legislazioni presenti nella zona geografica di memorizzazione.

Active directory

A differenza di altri servizi di memorizzazione, Amazon WorkDocs permette una completa integrazione con la struttura di Active Directory esistente. In questa maniera tutti gli utenti possono continuare ad utilizzare le loro credenziali e accedere più facilmente alle risorse presenti sul cloud. Oltretutto utilizzando gli ambienti di Virtual Private Cloud e le connessioni VPN con eventuale Direct Connect si possono creare ambienti molto più sicuri di quelli che sono raggiungibili solo su linea pubblica.

Configurazione

Il servizio è basato sulle organizzazioni, quindi ogni utente che deve accedere al servizio deve anche appartenere ad un’organizzazione. Quest’ultima può essere creata in tre modi diversi a seconda dello scenario da sviluppare. Possiamo usare una Active directory service, crearne una nuova o connettersi ad una directory On-Promise. Una volta che la directory interessata è stata configurata dobbiamo aggiungere un “Site“, aspettare che lo stato sia in “ACTIVE” e configurare il primo utente amministratore.

Per configurare questi passaggi basta andare sulla management console, selezionare il servizio di WorkDocs e la regione geografica di appartenenza. Sulla dashboard verrà indicata la procedura da eseguire, che una volta terminata vi dovrebbe presentare il primo sito configurato come in questa schermata che vi allego del mio account:

Amazon Workdocs

Al momento il servizio non presenta molte opzioni sulla management console, infatti qui trovate solo l’elenco dei “Siti” che sono stati creati e la possibilità su ognuno di svolgere alcune operazioni, come configurare un’amministratore, spedire l’invito via email, gestire il MFA (autenticazione), configurare l’indirizzo URL e la cancellazione.

Tutte le altre opzioni di configurazione, come ad esempio la gestione degli utenti, saranno presenti nella pagina del servizio WorkDocs che potremo raggiungere tramite l’indirizzo URL indicato nella configurazione del “Site” e dove ci collegheremo con le credenziali dello user admin appena configurato.

Amazon Workdocs

Sulla sinistra della schermata troviamo il menu principale in cui è presente anche una sezione dedicata all’amministratore. In questa sezione al momento è possibile creare dei nuovi utenti e visualizzare un log che riporta la cronologia di tutte le operazioni che sono state eseguite in ambiente Amazon WorkDocs. Al momento della scrittura di questo articolo il servizio è stato appena rilasciato e le funzioni disponibili sono ancora minimali, ma siamo sicuri che verranno rilasciate delle funzionalità più avanzate.

Creazione utenti

Per aggiungere altri utenti al sito corrente bisogna andare nella sezione admin ed eseguire l’opzione invita utente. Verrà chiesto l’indirizzo email del nuovo utente e una descrizione per avvisarlo sulla nuova iscrizione. L’utente in questione riceverà un messaggio email con tutte le istruzioni per il suo primo login. È possibile specificare per ogni utente un limite massimo di memorizzazione che per default è di 200 GB.

Amazon Workdocs

Una volta creato l’utente è possibile modificare il record è specificare il ruolo di utente o di amministratore, disattivare temporaneamente l’utente e cambiare il limite di storage. Nel pannello di admin si trovano anche alcune opzioni generali che indicano se i nuovi utenti possono creare dei link esterni alle risorse presenti in WorkDocs o se sono autorizzati ad invitare altri utenti nell’organizzazione. È anche possibile modificare la quota sul limite di memorizzazione in modo da cambiare il valore di 200GB di default.

Utilizzo del servizio

Per quanto riguarda l’utilizzo, l’interfaccia è molto intuitiva e le opzioni sono le stesse che si trovano in qualsiasi soluzione di storage condiviso. Possiamo utilizzare il client web su qualsiasi piattaforma e/o scaricare gratuitamente le app per iOS e Android sia in versione per smartphone che tablet. Per ambiente Windows e Mac è presente anche un software di sincronizzazione che permette di tenere allineata una directory locale.

Per incominciare ad utilizzare il servizio bisogna prima ricevere un’invito e poi inserire le informazioni di registrazione mancanti. A questo punto basta andare all’indirizzo URL che viene indicato nella mail, ad esempio nome_azienda.awsapps.com/workdocs/ ed eseguire il login. Nella schermata presentata troverete tutte le opzioni necessarie per la creazione di cartelle, upload di file, operazioni di rename, cancellazione, etc, etc.

Amazon WorkDocs

Menu laterale: in questa sezione trovate una barra di ricerca per la selezione rapida di documenti presenti sul vostro account. La consultazione in modalità cartella classica sia per i documenti personali che per quelli condivisi da altri utenti.  Se l’utente ha anche un ruolo di amministratore verrà visualizzata la sezione dedicata alla configurazione.

Azioni orizzontali: in alto sopra la parte centrale troviamo tutte le azioni che possiamo eseguire a livello di folder o di singolo file. Ci viene messo a disposizione un semplice path di navigazione e le operazioni per creare una nuova cartella, caricare nuovi file, cancellare una cartella esistente e cambiare l’ordinamento dell’elenco.

Parte centrale: al centro troviamo l’elenco delle nostre risorse che possiamo vedere sia in modalità preview (come la schermata) o in modalità elenco classica. Su ogni elemento sarà possibile eseguire le operazioni di cancellazione, rename, condivisione, etc. Inoltre su ogni file possiamo vedere le versioni e i messaggi di collaborazione.

Collaborazione

Come detto precedentemente, il servizio di Amazon WorkDocs oltre alle funzioni di storage in cloud e condivisione mette a disposizione un framework di collaborazione. Tramite questa opzione è possibile inserire dei commenti e/o aprire delle discussioni su alcune parti del documento. La selezione del paragrafo avviene direttamente sul client e non si ha la necessità di plugin particolari o del software che ha creato il file.

Al momento sono supportati i formati Microsoft Office, PDF e immagini, speriamo nel prossimo futuro di vedere anche altri formati (opensource) come ad esempio LibreOffice che stanno diventando molto più che popolari. Per gli altri formati è comunque possibile lasciare dei feedback generali ma non sarà possibile evidenziare un paragrafo.

Amazon WorkDocs

Come possiamo notare dalla schermata, le operazioni di collaborazione vengono eseguite sul menu destro, dove possiamo vedere le persone con cui è stato condiviso il documento, l’elenco dei feedback rilasciati e le attività svolte sul documento stesso. Tutte le informazioni possono essere visualizzate alla versione selezionata.

Sincronizzazione

Per gli utenti di Windows e Mac è possibile utilizzare il servizio di WorkDocs senza nessun client e memorizzare i propri file nelle directory locali. Le quali con un software di sincronizzazione verranno copiate nell’account del cloud. Il software è messo a disposizione da Amazon e lo potete scaricare al seguente link -> Download Sync.

Guida completa su AWS

Questo articolo appartiene ad una serie di pubblicazioni che costituiscono una guida completa dedicata agli Amazon Web Services. Molti servizi che trattiamo in questo blog vengono anche spiegati con dei video che trovate nel nostro canale youtube. Se volete seguire questo percorso didattico iscrivetevi alla community Cloud AWS.

2 Commenti

  1. Ciao Davide, sto provando il prodotto con alcune mie cartelle che uso tutti i giorni. L'interfaccia WEB non mi piace molto a dirti la verità, su smartphone e tablet la cosa è migliore ma io lavoro molto sul PC e vedo ancora delle imperfezioni. Speriamo che ci mettano le mani velocemente, sia sulla parte grafica che sui formati supportati.

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